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6 Claves para que tu fiesta sea un éxito

23 julio, 2016

No es fácil organizar una fiesta, aun menos fácil es si es una fiesta multitudinaria… por eso en este post te voy a dar los 6 pasos a seguir para que sepas por donde empezar con la organización de tu fiesta y que sea todo un éxito.

1. ESTABLECER DÍA Y HORA DEL EVENTO

Este paso parece sencillo pero no lo es.

Cuando organizamos un evento hay que intentar que esté al alcance de todos los invitados, seleccionar la fecha es muy importante ya que es el 50% de nuestro éxito. La intención de la fiesta es que los invitados o el público de interés acudan, ¿no?

Hay que pensar a qué público va dirigido y con qué fin: Niños, adultos, fiesta nocturna.. Esto nos ayudará mucho para elegir el día y hora.

Una vez elijas el día será hora de buscar el lugar donde hacer tu fiesta, esto siempre dependerá del tipo de fiesta que sea pero SIEMPRE tendrás que tener en cuenta lo siguiente:

  • El lugar tiene que ser funcional para todos los invitados. Hay que pensar en personas con discapacidad de movilidad, personas mayores, niños…queremos que todos se sientan a gusto.
  • El baño deberá de estar en un lugar de fácil acceso y adaptado a todos.
  • El sitio tiene que tener las licencias oportunas para poder realizar fiestas, en el caso de tenerlo y ser una fiesta nocturna tendremos que saber hasta que hora podrá durar nuestro evento.
  • El lugar tiene que estar limpio cuando empiece la fiesta y tendrás que tener en cuenta la limpieza a la hora de recoger.

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2.ELABORA LISTA DE INVITADOS

Para elaborar la lista de invitados lo primero es que sepas la capacidad del lugar donde vas a realizar la fiesta. Mucha gente de la que vayas a invitar llegará tarde o incluso ni irá, por eso es conveniente invitar a un 30% más de la ocupación, es decir, si la capacidad del sitio es de 100 personas invita a 130 ya que fallarán un 30% aprox.

También hay que tener en cuenta si la gente puede llevar invitados a la fiesta, esto habría que especificarlo en la invitación y además ese 30% bajaría a un 10%.

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3.ELEGIR TEMÁTICA

Hay fiestas en las que este punto no sería necesario, pero en otras en cambio es uno de los principales.

Si vamos a hacer un Babyshower por ejemplo, elegiremos la temática y según esa temática los tonos de la fiesta, dependiendo de los tonos que escojamos así irá la decoración, la comida etc.

Si por otro lado estamos pensando en hacer una fiesta nocturna con temática, hay que evitar temas como «los 80», son temas agotados que aburren a la gente, ¡hay que abrir horizontes!, de dibujos animados por ejemplo o de animales, saldrías de lo cotidiano y llamaría la atención para captar a más gente.

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4.ELEGIR LA COMIDA Y BEBIDA

Hay varias opciones a tener en cuenta en este punto, siempre dependiendo del tipo de fiesta que vayamos a organizar.

Si queremos que nuestro presupuesto se centre más  en decoración, por ejemplo, podemos proponer que cada invitado traiga algo de casa, de esta manera ahorramos en gastos de comida y los podemos invertir en otra cosa.

Por el contrario, si preferimos proporcionar nosotros la comida tendremos que pensar cual será la mejor opción, dulce, salado…dependiendo de la hora de la fiesta, además de poner un aperitivo para que la gente no espere, entable conversación y se cree buen ambiente.

En cuanto a la bebida una de las mejores opciones es tener algo ya preparado junto con el aperitivo nada más lleguen los invitados, como he comentado antes, esto hará que no se aburran y desesperen mientras se sirve lo demás.

Es una buena opción también pensar en una bebida insignia durante toda la noche, por ejemplo ponche, es fresco y suele gustar mucho y además es una preocupación menos para tí. Por otro lado, si crees que esta opción no encajaría con tus invitados, puedes preparar los ingredientes para que ellos mismo se preparen su bebida, por ejemplo mojito.

 

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5.ELABORA UN PRESUPUESTO

Llegados a este punto que tenemos el lugar del evento, el número de personas que asistirán (aprox.), la decoración que necesitamos, limpieza, música y la comida que queremos es hora de realizar nuestro presupuesto, si fuera necesario.

En muchas ocasiones el presupuesto lo pone el cliente, en otras el cliente prefiere que se lo des tu, no se cual deciros que es la más sencilla… Aun así habría que elaborar un presupuesto que se ajuste a todas las necesidades que el cliente nos pide así como dar valor a nuestro trabajo en el caso de que nos dediquemos a ello.

Personalmente prefiero que el cliente me diga que presupuesto tiene, siempre guiándole ya que son muchos los factores a tener en cuenta, después de eso elaboro un presupuesto que se ciña a lo que quiere, a partir de ahí siempre podremos añadir o quitar.

 

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6.ENVÍA LAS INVITACIONES

Gracias a las redes sociales este paso te resultará muy sencillo. No es necesario que las envíes por correo ordinario, crea una página de Facebook para el evento e invita a toda la gente de tu lista, asegúrate de poner la ubicación de donde se realizará en el evento así como de mandar un recordatorio unos días antes.

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Una vez seguidos estos pasos tu fiesta queda asegurada de que sea todo un éxito.

Si necesitas ayuda no dudes en preguntarme en info@dperfectday.com , estaré encantada de poder ayudarte.

 

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